Tutti noi ci troviamo costantemente nella condizione di dover operare delle scelte o compiere delle azioni per riuscire a fare tutto quello che vorremmo o dovremmo. Un vecchio proverbio recita “chi ha tempo non aspetti tempo”, quasi a voler dire di fare tutto subito, ma siamo sicuri che questa sia la strategia giusta per affrontare i nostri compiti quotidiani? Rimandare qualcosa può essere controproducente e portare a sviluppi inattesi oppure ci aiuta a svolgere meglio le nostre attività?
La gestione del tempo (Time Management) è un processo di pianificazione e controllo che serve per ottimizzare in le attività a livello aziendale (ma come vedremo anche nella routine di tutti i giorni) serve soprattutto per aumentare l’efficienza e la produttività.
Non tutti nascono con una naturale predisposizione per la gestione del tempo, ed il processo può essere migliorato attraverso l’uso di specifiche competenze, strumenti e tecniche, che come detto vengono sempre più spesso applicate anche alla vita quotidiana portando enormi benefici a chi le mette in pratica.
Scopriamo subito alcune regole fondamentali del Time Management aziendale, che potremo poi utilizzare anche in ambito personale.
COME VIENE IMPIEGATO IL TUO TEMPO?
Uno dei principi cardine del Time Management riguarda la consapevolezza di come il proprio tempo venga impiegato. Spesso pensiamo di sapere come è organizzata la nostra giornata, magari piena di impegni programmati, ma provate a prenderne nota: la sera, prima di dormire, prendete nota delle attività che prevedete di fare l’indomani. Il giorno successivo, invece, annotatevi le attività man mano che le fate, su un altro foglio, che confronteremo con il precedente prima di coricarci.
Noterete (come spesso accade) che il programma non è andato come previsto, e questo è causato nella maggior parte dei casi dalla nostra ‘non-consapevolezza’ di quello che è il carico reale da affrontare, vuoi perché pensiamo di non avere molte difficoltà nella gestione di determinati compiti, o vuoi perché non teniamo conto della telefonata di un cliente o della richiesta dell’ultimo momento.
L’analisi della nostra giornata è quindi il primo passo per capire quanto effettivamente valgono in termini di tempo le nostre attività quotidiane, e capirete presto che spendere un po’ di tempo in questa fase si rivelerà poi molto utile.
Una volta completato il procedimento analitico, potrete iniziare con la programmazione della vostra giornata.
PROGRAMMARE “ABC”…E RISPETTARE IL PROGRAMMA!
Un metodo molto utile nella schedulazione delle proprie attività è quello di assegnare un grado di importanza alle cose da fare usando A per le improrogabili, B per le urgenti e C per le attività che non sono né importanti né urgenti.
Questa classificazione può sembrare banale, e qualcuno di voi può pensare “Io so esattamente cosa è urgente e cosa no”, ma in realtà solo una parte del vostro pensiero è corretta perché nel corso della giornata per mille motivi le cose possono cambiare ed è molto difficile perdere di vista l’obiettivo primario su cui si è concentrati.
E’ davvero utile prepare un memorandum (scritto su un foglio di carta con elenco puntato, schema, frecce concatenate o come siete più comodi, oppure scritto in una nota del vostro smartphone) e assegnare le priorità e le tempistiche.
Fatto questo, il compito non è terminato, anzi, viene la parte più difficile: rispettare la programmazione. A nulla infatti serve avere una lista sul tavolo e continuare a gestire la giornata come viene, ascoltando la collega che alza di più la voce, dando la priorità alla richiesta banale del nostro superiore oppure lasciando per ultime le cose più noiose se avevamo previsto altro. Sforzarsi di seguire il programma ci aiuta anche nella concentrazione e nello sviluppo di metodologia ‘rigida’.
Ovviamente questo non significa che dobbiamo mettere i paraocchi e fare solo e soltanto quello scritto sul foglio, possono sicuramente capitare richieste urgenti, situazioni di emergenza e necessità improvvise, ma per noi l’importante è mantenere alta la capacità di analisi di una richiesta e attribuirgli il giusto peso.
Nell’operatività di un’agenzia per il lavoro, possiamo fare questo esempio: se arriva una richiesta di personale da un cliente nuovo, è inutile che tutte le recruiter si fermino e inizino a telefonare ai candidati presenti nel database, a cercare tra i migliori profili e a fissare colloqui: l’attività principale è quella di analizzare la richiesta, capire se può essere evasa, capire se il cliente è ‘sicuro’ e accetterà le condizioni, poi procedere. Logicamente queste prime attività vanno fatte in modo reattivo, ma non si deve bloccare tutto un ufficio perché dobbiamo fare un’ottima impressione al nuovo cliente. In un team tutti collaborano, ma ognuno ha delle priorità e delle attività da gestire, e insieme a queste attività può supportare le richieste dei colleghi.
LA TECNICA DEL POMODORO
La tecnica del Pomodoro, o Pomodoro Technique®, è un’utile metodologia di lavoro sviluppata sul finire degli anni ‘80 che ha come obiettivo quello di mantenere alta la concentrazione e ottimizzare i tempi, evitando di rimandare compiti o scongiurando per quanto possibile i cali di attenzione.
La metodologia consiste nell’impostare un timer per 25 minuti e concentrarsi su una determinata attività finchè il timer suona. Al termine del tempo, prima di ripartire con un’altra attività, ci si prende una piccola pausa, e si continua con questo metodo per 4 volte, al termine delle quali è consigliato prendere una pausa più lunga (circa 30 minuti).
Il principio su cui si basa questa tecnica è l’idea che ogni attività possa essere suddivisa in piccole sequenze di tempo, ed il fatto di passare ad attività differenti con piccole pause intermedie consente di ridurre le distrazioni e ‘ricaricarsi’.
Il nome di questa metodologia è invece legato al pomodoro perchè il suo inventore ha utilizzato un timer da cucina a forma di pomodoro come strumento per scandire il tempo.
TIME BOXING
E invece, come ci comportiamo verso le interruzioni e l’accumularsi delle scadenze? Se vi capita di avere dei termini di chiusura improrogabili e vi scoraggiate dalla mole di attività da dover svolgere, la tecnica del Time Boxing è quello che fa per voi.
Nato all’interno di realtà dedicate allo sviluppo di software, questo metodo prevede di snellire il processo dedicando ad ogni operazione che lo costituisce degli slot di tempo ben definiti.
Anche qui si nota come è grande l’importanza dell’analisi e la conoscenza reale del tempo da dedicare ad un’attività, perché in questo modo si evita di rimandare le decisioni da prendere o i compiti da eseguire perdendo tempo prezioso.
Il punto cardine di questo metodo è uno: quando la Time Box termina, devi importi di sospendere l’attività e riprenderla alla Time Box successiva.
L’operatività è simile alla gestione del tempo tramite la tecnica del pomodoro, con la differenza che in questo caso siamo noi a decidere la durata degli slot di tempo (nel caso di progetti più complessi potrai stabilire delle Time Box lunghe, mentre per compiti più semplici potranno essere necessari anche piccoli slot di tempo). Un esempio? Dedicare una Time Box di 10 minuti al controllo della posta elettronica appena arrivati in ufficio, e magari prevederne una a metà mattina, inserendo nel mezzo lo spazio per svolgere dei colloqui o per telefonare a dei clienti. E le interruzioni, vi chiederete? Possiamo prevedere uno slot di tempo per gestire le richieste dei colleghi o per ripianificare le attività, ma anche uno slot per prendere una boccata d’aria o bere un caffè.
DISTINGUIAMO TRA IMPORTANTE ED URGENTE
Quello che è importante, abbiamo detto, è la nostra capacità di analisi e la consapevolezza del ‘valore’ delle attività che dobbiamo svolgere, per poter gestire in modo ottimale il nostro tempo e trarne benefici a livello di tranquillità e benessere, sia in ambito lavorativo che nella vita privata.
Nella distinzione delle attività dobbiamo tenere in considerazione i concetti di importante ed urgente. Riusciamo a differenziarli?
Una cosa importante è una cosa da tenere in considerazione, di rilievo e da risolvere in tempi relativamente brevi, mentre una cosa urgente è qualcosa che richiede un interessamento repentino e/o una rapida soluzione.
Se per esempio state facendo un lavoro che non vi piace, che limita il vostro potenziale o che non vi soddisfa dal punto di vista economico, sarà per voi importante cambiarlo, per migliorare.
Un’urgenza invece si presenta quando un lavoratore non si presenta sul posto di lavoro ed è necessario sostituirlo in tempi brevi perché avevamo pianificato le attività contando anche sulla sua presenza.
Se riusciamo ad assimilare questo concetto, ci sarà molto utile nella pianificazione e avremo un vantaggio nella gestione di tutta la nostra quotidianità.
LA MATRICE DI EISENHOWER
La Matrice di Eisenhower è un sistema che ci aiuta nella gestione delle priorità; questa tecnica organizzativa è abbastanza semplice e si basa su una frase pronunciata negli Anni ‘50 dall’allora Presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower:
“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”
La matrice di Eisenhower si divide in quattro quadranti, e classifica le attività da svolgere in funzione della loro urgenza e importanza (potete vedere qui come impostare lo schema):
Quadrante 1 – importante/urgente: fa riferimento alle cose da fare subito. Nel quadrante 1 troviamo le azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili. Per esempio, progetti in scadenza, telefonate assolutamente necessarie ai clienti.
Quadrante 2 – importante/non urgente: comprende quelle azioni da svolgere personalmente ma che possono essere rimandate. È il quadrante relativo alle azioni volte al miglioramento personale – come i corsi di aggiornamento – o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica.
Quadrante 3 – non importante/urgente: implica quelle attività che potresti delegare a terzi ma che vanno risolte in tempi stretti. Per esempio, riunioni a cui non è indispensabile che tu presieda.
Quadrante 4 – non importante / non urgente: fa riferimento alle attività superflue che potresti eliminare. Qui rientrano le attività per le quali spesso ci chiediamo ‘ma perché ho accettato? Ma cosa c’entra con il mio lavoro?’
Questo sistema è davvero molto semplice, e se troviamo il modo di applicarlo alla nostra vita quotidiana potrà sicuramente aiutarci a gestire in modo più produttivo i molteplici impegni che occupano normalmente la nostra giornata.
In questo articolo abbiamo fornito molti spunti per la gestione del tempo. Ovviamente non dobbiamo per forza metterli in pratica tutti, ma il nostro intento era quello di stimolarvi e fornirvi degli strumenti concreti per trovare soluzioni a problemi che certe volte sembrano insormontabili ma che forse con un pochino di organizzazione potrebbero risolversi più semplicemente (e velocemente) di quel che pensavate.
Infine, ricordiamoci di non sottovalutare l’aiuto che le moderne metodologie di lavoro possono apportare anche alla gestione della nostra vita privata!
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#InsiemeNumeri1
A cura della redazione di Point Service SA
Gemma De Filippis
CEO Point Service SA